คำอธิบายและแนวปฏิบัติของระบบราชการ4.0 มิติการทำงานตามหลักภควันตภาพ |
|||
ระบบราชการ 4.0 |
ชื่อองค์ประกอบ |
ความหมาย / ความสำคัญ |
แนวปฏิบัติ |
การทำงานร่วมกันแบบบูรณาการอย่างแท้จริง ในเชิงยุทธศาสตร์ตั้งแต่ระดับการวางนโยบายไปจนถึงการนำไปปฏิบัติ (Collaboration) |
องค์ประกอบที่ 1
|
ผู้บริหารเป็นบุคคลที่มีบทบาทสำคัญในการเป็นผู้นำหลักการทำงานแบบภควันตภาพมาใช้ในองค์กร เพื่อทำให้เกิดการเพิ่มคุณค่า รวดเร็ว เพิ่มประสิทธิภาพ และต้องทำให้บุคลากรเชื่อว่าการทำงานแบบภควันตภาพจะทำให้เกิดการพัฒนาคุณภาพของงาน และออกแรงน้อยกว่าเดิม หรือ “ทำน้อย ได้มาก” |
o ผู้บริหารเป็นต้นแบบในการทำงานแบบภควันตภาพo ผู้บริหารมีพฤติกรรมที่ปรับเปลี่ยนมุมมองของบุคลากรให้เชื่อว่าการทำงานแบบภควันตภาพช่วยให้งานสำเร็จมากขึ้นใช้เวลาน้อยลง |
|
|
องค์ประกอบที่ 2
|
องค์กรต้องมีการวางทิศทางการทำงาน (Direction Setter) ตามหลักภควันตภาพในแต่ละโครงการ/กิจกรรม และปรับปรุงนโยบายและแผนงานให้มีความเหมาะสมกับเงื่อนไขของการทำงานภควันตภาพ มีการสร้างวิสัยทัศน์ร่วม (Shared Vision)กับบุคลากรในหน่วยงาน และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอกหน่วยงาน (Stakeholder) และมีแผนกลยุทธ์ในการขับเคลื่อนการทำงานแบบภควันตภาพในระยะแรก กำหนดตัวชี้วัดและถ่ายทอดไปสู่องค์กร หน่วยงานย่อย และบุคคล เพื่อให้เกิดการกระจายอำนาจและลดการรวมศูนย์การตัดสินใจ |
o มีแผนกลยุทธ์ในการทำงานแบบภควันตภาพ ซึ่งระบุถึงวิสัยทัศน์ร่วมo มีตัวชี้วัดด้านภควันตภาพระดับองค์กร หน่วยงานย่อย และบุคคลo มีการปรับแผนงาน โครงการ กิจกรรม งบประมาณ เพื่อให้สอดรับกับการทำงานแบบภควันตภาพ |
|
|
องค์ประกอบที่ 3
|
การสร้างความเปลี่ยนแปลง (Change) ให้องค์กรทำงานแบบภควันตภาพ โดยสร้างให้เกิดการยอมรับการใช้นวัตกรรมต่าง ๆ ให้บุคลากรลดการต่อต้าน และมีบทบาทในการสร้างวิธีการทำงานแบบใหม่ ควรมีการสร้างทีมงานที่มาจากหลากหลายหน่วยงานในองค์กร เพื่อนำวิสัยทัศน์ร่วมมากำหนดแนวปฏิบัติ/คู่มือที่เป็นเอกภาพ ยืดหยุ่น ปรับเปลี่ยนได้ตามความเหมาะสม ไปสู่การปฏิบัติ |
o มีทีมงานเป็นต้นแบบเพื่อดำเนินการและให้คำปรึกษาเกี่ยวกับการทำงานแบบภควันตภาพo มีการจัดทำคู่มือ/แนวปฏิบัติ เกี่ยวกับการทำงานแบบภควันตภาพที่มีความยืดหยุ่น |
|
|
องค์ประกอบที่ 4
|
มีการติดตามและประเมินผลลัพธ์ของการทำงานแบบภควันตภาพ โดยใช้ระบบสารสนเทศเป็นเครื่องมือในการช่วยรวบรวม วิเคราะห์ และแปลผล การประเมินดังกล่าวต้องเป็นข้อมูลสำหรับผู้บริหารใช้ตัดสินใจในเชิงนโยบาย และใช้เป็นข้อมูลเพื่อนำมาปรับปรุงสภาพแวดล้อมต่าง ๆ เพื่อส่งเสริมให้เกิดการทำงานแบบภควันตภาพ นอกจากนั้นอาจมีหน่วยงานภายนอกเข้ามามีส่วนร่วมในการติดตาม ประเมินผล หรือตรวจสอบด้วยก็ได้ |
o มีการติดตามผลการทำงานแบบภควันตภาพตามตัวชี้วัดที่กำหนดo มีระบบสารสนเทศมาช่วยในการติดตามผลการทำงานแบบภควันตภาพo ผู้บริหารรับทราบและมีการนำข้อมูลจากการติดตามผลมาใช้ในการสั่งการ/ตัดสินใจให้เกิดการทำงานแบบภควันตภาพ |
สามารถแก้ไขปัญหาโดยไม่จำเป็นต้องใช้วิธีการทำงาน
|
องค์ประกอบที่ 5
|
การผลักดันให้มีการใช้กฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ ทั้งในเชิงการปฏิบัติงาน ความปลอดภัยของข้อมูลและการสื่อสาร การประกันคุณภาพผลงาน การมุ่งเน้นจริยธรรมในการทำงานแบบภควันตภาพด้วยความรับผิดชอบ นอกจากนั้น อาจต้องมีการปรับแก้กฎหมายที่ล้าสมัย หรือเป็นอุปสรรคต่อการทำงานแบบภควันตภาพด้วย |
มี/ปรับแก้กฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับในด้านo การปฏิบัติงานแบบภควันตภาพo ความปลอดภัยของข้อมูลและการสื่อสารในการทำงานแบบภควันตภาพo การประกันคุณภาพผลงานจากการทำงานแบบภควันตภาพo จริยธรรมในการทำงาน |
|
|
องค์ประกอบที่ 12
|
การกระตุ้นให้บุคลากรมีการสื่อสารแบบสองทางอยู่เสมอ โดยการใช้เทคโนโลยีมาเป็นส่วนช่วยในการติดต่อสื่อสารเพื่อให้เกิดความสะดวก รวดเร็ว สามารถสื่อสารได้ทั้งภายในหน่วยงานและระหว่างหน่วยงาน ทั้งระยะใกล้ และระยะไกล และเป็นการติดต่อสื่อสารที่เป็น Real Time |
o มีช่องทางการสื่อสารแบบสองทางที่หลากหลายภายในหน่วยงานo มีช่องทางการสื่อสารแบบสองทางที่หลากหลายภายนอกหน่วยงาน |
การดำเนินงานที่ตอบสนองทันที/ทันเวลา/เชิงรุก ทันต่อการเปลี่ยนแปลง มีการคาดการณ์ไว้ล่วงหน้า (Pro-active) |
องค์ประกอบที่ 6
|
การทำงานแบบภควันตภาพเกิดขึ้นได้กับโครงสร้างองค์กรทุกแบบ ทุกขนาด และทำให้องค์กรเป็นแบบแนวราบ (Flat Organization) และโครงสร้างองค์กรที่มีการทำงานแบบแมทริกซ์ (Matrix Organization) ยิ่งองค์กรที่มีขนาดใหญ่ มีสายการบังคับบัญชาที่มากและซับซ้อน ยิ่งจำเป็นต้องทำงานแบบภควันตภาพ |
o มีวิธีการบริหารทั้งแบบทางการและไม่เป็นทางการเพื่อลดลำดับขั้นบังคับบัญชาให้สั้นลงเพื่อให้การทำงานเกิดความรวดเร็วยิ่งขึ้น |
|
|
องค์ประกอบที่ 8
|
การลดขั้นตอนและกระบวนการทำงานในทุกลักษณะงาน รวมทั้งการกระจายอำนาจในภาระงานทุกด้าน โดยเฉพาะงานที่มีขั้นตอนวิธีการหรือระเบียบแบบแผนที่ค่อนข้างตายตัว เช่น งานธุรการ งานการเงินงบประมาณ ฯลฯ จะเหมาะสมกับงานภควันตภาพ แต่ในงานด้านวิชาการสามารถนำไปปรับใช้ตามบริบทหรือลักษณะกิจกรรมที่เหมาะสม ก็สามารถใช้หลักภควันตภาพในการทำงานได้ด้วยเช่นกัน ยิ่งการทำงานที่เกี่ยวข้องกับบุคลากรจำนวนมากยิ่งมีความเหมาะสมมาก |
o แผนการวิเคราะห์กระบวนงานหลักที่จะใช้ภควันตภาพo แผนการวิเคราะห์กระบวนงานสนับสนุนที่จะใช้ภควันตภาพ |
– ระบบการทำงานที่ปรับเป็นดิจิตอลเต็มรูปแบบ (Digitization)
|
องค์ประกอบที่ 7
|
อุปกรณ์และเครื่องมืออำนวยความสะดวกต้องมีความพร้อมและเพียงพอ แต่ไม่ควรมุ่งเน้นไปที่การใช้งบประมาณในการซื้ออุปกรณ์ แต่เป็นการใช้ประโยชน์จากทรัพยากรที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์สูงสุด |
o มีเครื่องมือ อุปกรณ์ เพียงพอo มีระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตเพียงพอo มีสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการทำงานแบบภควันตภาพ |
|
|
องค์ประกอบที่ 9 ด้านข้อมูล (DT) |
มีการจัดเก็บฐานข้อมูลขนาดใหญ่ (Big Data) เพื่อให้มีข้อมูลในการบริหารจัดการ และต้องมีการเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างหน่วยงาน ทั้งภายในและภายนอกเข้าด้วยกัน โดยต้องลดภาระในการเก็บข้อมูลซ้ำซ้อน และให้ใช้ระบบฐานข้อมูลสารสนเทศเป็นเครื่องมือช่วยในการบริหารข้อมูล |
o มีระบบฐานข้อมูลของหน่วยงานo มีการเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างหน่วยงานโดยเทคนิคต่าง ๆ |
– ปฏิบัติงานโดยเน้นให้ประชาชนเป็นศูนย์กลาง (Citizen-centric) |
องค์ประกอบที่ 10
|
มีการวิเคราะห์กระบวนการเพื่อให้เกิดช่องทางการรับบริการและช่องทางการสื่อสารอย่างหลากหลาย ในปัจจุบัน โดยกำหนดเป็นนโยบายระดับ สพฐ. สพท. และสถานศึกษา เพื่อให้เกิดการปฏิบัติทั่วทั้งองค์กรในรูปแบบ Platform เดียวกัน รวมทั้งนำเทคโนโลยีมาใช้ให้เกิดประโยชน์เพื่อรองรับการทำงานแบบภควันตภาพ |
o มีช่องทางการรับบริการที่หลากหลายo มีช่องทางการสื่อสารที่หลากหลายo มีการใช้ปรับปรุงกระบวนการเพื่อลดสำเนา/ลดกระดาษo มีการใช้เทคโนโลยีเพื่อช่วยในการลดดุลยพินิจในการตัดสินใจ |
บริการประชาชนตลอดเวลา (On-demand services) |
องค์ประกอบที่ 11
|
เป็นการทำงานที่บุคลากรเป็นอิสระจากระยะเวลาและสถานที่ สามารถปฏิบัติงานได้ทุกที่ ทุกเวลา ใช้อุปกรณ์หรือเครื่องมือทางเทคโนโลยีในการเข้าถึงการปฏิบัติงาน |
o มีนโยบายจากผู้บริหารเพื่อให้บุคลากรสามารถปฏิบัติงานได้ทุกที่ทุกเวลา |
มีความสามารถในการใช้ความรู้ สติปัญญา และข้อมูลสารสนเทศเพื่อแก้ไขปัญหาและสร้างคุณค่า (Knowledge worker) มีความสามารถในการเรียนรู้ (Educability) มีเหตุผลในเชิงจริยธรรม (Ethicability) |
องค์ประกอบที่ 13
|
การบริหารบุคลากรโดยมุ่งเน้นผลสัมฤทธิ์ในการปฏิบัติงาน ตั้งแต่กระบวนการสรรหา บรรจุ แต่งตั้ง การพัฒนา มีการประเมินผลและกำหนดสิ่งจูงใจแต่ผู้ปฏิบัติงานตามภควันตภาพ แต่ควรต้องควรระวังในเรื่องความขัดแย้งของบุคลากรที่ได้รับผลประโยชน์พิเศษจากการที่ตนเองได้รับสิ่งจูงใจในขณะที่หลายคนไม่ได้รับ หากไม่สามารถแสดงผลการทำงานได้ชัดเจน จึงควรมีการกำหนดตัวชี้วัดระดับบุคคลด้านการทำงานแบบภควันตภาพที่ชัดเจน |
o มีการกำหนดคุณสมบัติทั้งที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการในการบริหารงานบุคคลในหน่วยงานให้เกิดภควันตภาพo มีการกำหนดตัวชี้วัดระดับบุคคลด้านการทำงานแบบภควันตภาพ |
|
|
องค์ประกอบที่ 14
|
เป็นการสอดแทรกให้การทำงานแบบภควันตภาพเข้าสู่กระบวนการทำงานของบุคลากร เพื่อปรับพฤติกรรมให้เหมาะสมตามสมรรถนะหรือสายงาน โดยเฉพาะในหน่วยงานที่มีลักษณะของบุคลากรที่หลากหลาย ต่างเพศ ต่างอายุ ต่างประสบการณ์ ผู้บริหารจะต้องใช้ศาสตร์และศิลป์ในการโน้มน้าว ปรับเปลี่ยน และยืดหยุ่นในบางสถานการณ์ |
o มีกิจกรรมที่ปรับพฤติกรรมของบุคลากรในหน่วยงานเพื่อให้มีพฤติกรรมการทำงานแบบภควันตภาพo บุคลากรในหน่วยงานมีแนวโน้มของพฤติกรรมการทำงานแบบภควันตภาพ (การสังเกต/สำรวจ) |
|
|
องค์ประกอบที่ 15
|
หน่วยงานควรสร้างวัฒนธรรมเพื่อการทำงานแบบภควันตภาพอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งถือว่าเป็นสิ่งที่มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการศึกษาในศตวรรษที่ 21 การทำงานแบบภควันตภาพเป็นการเปลี่ยนวิธีการทำงานในรูปแบบใหม่เสมือนเป็นการปฏิวัติการทำงาน เป็นการสร้างนวัตกรรมใหม่ เปลี่ยนแปลงวิธีปฏิบัติ เปลี่ยนแปลงวิธีคิด บนพื้นฐานของการมีไมตรีจิตที่ดีของบุคลากรในหน่วยงานด้วย |
o มีการกำหนดวัฒนธรรมองค์การเพื่อการทำงานแบบภควันตภาพo มีการกำหนดการประชุมแบบเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการเพื่อให้บุคลากรพบปะพูดคุยกัน |