ระบบราชการ 4.0 : มิติการทำงานตามหลักภควันตภาพ

ระบบราชการ 4.0 :

มิติการทำงานตามหลักภควันตภาพ

หลักการ

เพื่อรองรับต่อยุทธศาสตร์ Thailand 4.0 ภาครัฐหรือระบบราชการจะต้องทำงานโดยยึดหลักธรรมาภิบาลเพื่อประโยชน์สุขของประชาชนเป็นหลัก (Better Governance, Happier Citizens) ในการนี้ หมายความว่าระบบราชการไทยจะต้องปฏิรูปขนานใหญ่ เพื่อให้สามารถเป็นที่ไว้วางใจและเป็นพึ่งของประชาชนได้อย่างแท้จริงกล่าวคือ


 1. ภาครัฐเปิดกว้างและเชื่อมโยงกัน
(Open & Connected Government) ต้องมีความเปิดเผยโปร่งใสในการทำงาน โดยบุคคลภายนอกสามารถเข้าถึงข้อมูลข่าวสารของทางราชการหรือมีการแบ่งปันข้อมูลซึ่งกันและกัน และสามารถเข้ามาตรวจสอบการทำงานได้ ตลอดจนเปิดกว้างให้กลไกหรือภาคส่วนอื่น ๆ เข้ามามีส่วนร่วม และโอนถ่ายภารกิจที่ภาครัฐไม่ควรดำเนินการเองออกไปให้แก่ภาคส่วนอื่น ๆ

           2. ภาครัฐที่ยึดประชาชนเป็นศูนย์กลาง (Citizen-Centric Government) ต้องทำงานในเชิงรุกและตั้งคำถามกับตนเองเสมอว่าประชาชนจะได้อะไร แก้ไขปัญหาความต้องการและตอบสนองความต้องการของประชาชน โดยไม่ต้องรอให้ประชาชนเข้ามาติดต่อขอรับบริการหรือร้องขอความช่วยเหลือจากทางราชการ (Proactive Public Services) ใช้ประโยชน์จากข้อมูลของทางราชการ(Big Government Data) และระบบดิจิทัลสมัยใหม่ในการจัดบริการสาธารณะที่ สามารถบริการเสร็จสิ้นในจุดเดียว ประชาชนสามารถเรียกใช้บริการของทางราชการได้ตลอดเวลา ติดต่อได้หลายช่องทาง

         3. ภาครัฐมีขีดสมรรถนะสูงและทันสมัย (Smart & High Performance Government) ต้องทำงานอย่างเตรียมการณ์ไว้ล่วงหน้า สร้างนวัตกรรมหรือความคิดริเริ่มและประยุกต์องค์ความรู้ในแบบสหสาขาวิชา

มีความยืดหยุ่นและความสามารถในการตอบสนองกับสถานการณ์ต่าง ๆ ได้อย่างทันเวลา เป็นองค์การที่มีขีดสมรรถนะสูงและเป็นสำนักงานสมัยใหม่ ข้าราชการมีความผูกพันต่อการปฏิบัติราชการและปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างเหมาะสมกับบทบาทของตน

การทำงานตามหลักภควันตภาพ

               หลักการและนิยามศัพท์คำว่า “ภควันตภาพ”

ภควันตภาพ (Ubiquitous) หมายถึง การทำงานที่อยู่ในทุกหนทุกแห่ง สามารถทำได้ทุกที่ ทุกเวลาที่สามารถเข้าถึงอุปกรณ์หรือเครือข่ายคอมพิวเตอร์ได้ โดยมีองค์ประกอบที่ทำให้การทำงานแบบภควันตภาพประสบความสำเร็จ ได้แก่ การนำองค์กรของผู้บริหาร นโยบายและการวางแผน การนำสู่การปฏิบัติ
การติดตามและประเมินผลลัพธ์ กฎหมาย กฎระเบียบ ข้อบังคับ โครงสร้างการบริหารงานขององค์กร งบประมาณ โครงสร้างพื้นฐาน และอุปกรณ์ ลักษณะงาน ข้อมูล (Data) รูปแบบและกระบวนการให้บริการ ระยะเวลาและสถานที่ การติดต่อสื่อสาร การบริหารบุคลากรและพฤติกรรมของบุคลากร  และวัฒนธรรมการทำงาน

จากที่กล่าวข้างต้น การทำงานแบบภตวันตภาพมีความสอดคล้องกับการเป็นระบบราชการ 4.0
โดยพิจารณาจากการปรับเปลี่ยนกลไกและวิธีการปฏิบัติงานเพื่อมุ่งให้เกิดประสิทธิภาพ คล่องตัว ยืดหยุ่น รวดเร็ว และตอบสนองต่อความต้องการของผู้รับบริการมากที่สุด กล่าวคือ การทำงานร่วมกันแบบบูรณาการอย่างแท้จริง ในเชิงยุทธศาสตร์ตั้งแต่ระดับการวางนโยบายไปจนถึงการนำไปปฏิบัติ (Collaboration) สามารถแก้ไขปัญหาโดยไม่จำเป็นต้องใช้วิธีการทำงานรูปแบบเดิม และสามารถตอบสนองได้ทันที (Non-routine problem solving,
Real time capability) การดำเนินงานที่ตอบสนองทันที/ทันเวลา/เชิงรุก ทันต่อการเปลี่ยนแปลง มีการคาดการณ์ไว้ล่วงหน้า (Pro-active) ระบบการทำงานที่ปรับเป็นดิจิตอลเต็มรูปแบบ (Digitization) การทำงานมีความเชื่อมโยงผ่านระบบดิจิตอลอย่างเต็มรูปแบบ ตั้งแต่ต้นจนจบกระบวนการ เชื่อมโยงทุกส่วนราชการในการบริการประชาชนและมีการบังคับบัญชาในแนวนอน (End-to-end process flow, Cross-boundary management, Program/Project Management Office, Horizontal approach)  เปิดเผยข้อมูลเป็นปกติ (default) ในรูปแบบที่สามารถนำไปใช้ได้ทันที โดยไม่ต้องร้องขอ (Open system, Open access) ปฏิบัติงานบนพื้นฐานของข้อมูล ความต้องการของประชาชน และวางนโยบายที่สามารถนำไปปฏิบัติให้เกิดผลได้จริง (Data-driven, Demand-driven, Actionable policy solutions)  แบ่งปันทรัพยากรในการทำงานร่วมกัน เพื่อลดต้นทุน เพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน (Shared services) ให้บริการตามความต้องการเฉพาะบุคคล ซึ่งสามารถออกแบบ/เลือกรูปแบบ/วิธีการในการขอรับบริการได้ (Customization, Personalization) สร้างนวัตกรรม มีการควบคุมอย่างชาญฉลาด มุ่งผลสัมฤทธิ์ในการปฏิบัติงาน (Innovation, Smart regulation, Results oriented)  สร้างคุณค่าในการให้บริการแก่ประชาชน ทำน้อยได้มาก (Creating value for the public, Doing more and better with less)  บริการประชาชนตลอดเวลา (On-demand services) และมีความสามารถในการใช้ความรู้ สติปัญญา
และข้อมูลสารสนเทศเพื่อแก้ไขปัญหาและสร้างคุณค่า (Knowledge worker) มีความสามารถในการเรียนรู้ (Educability) มีเหตุผลในเชิงจริยธรรม (Ethicability)

ดังนั้น องค์ประกอบของภตวันตภาพ จะมุ่งเน้นให้เกิดประโยชน์ที่เกิดจากการใช้ระบบราชการ 4.0 โดยผู้บริหารสามารถบริหารจัดการองค์กรได้ทุกที่ ทุกเวลา ที่ไหนก็ได้ เมื่อไรก็ตาม เมื่อมีองค์ประกอบครบถ้วน ก็จะทำให้เกิดประสิทธิภาพในการดำเนินการยิ่งขึ้น เป็นรูปแบบการบริหารจัดการสำหรับองค์กรที่นำระบบสารสนเทศต่าง ๆ มาใช้งาน เช่น ระบบ AMSS++  ระบบ SMSS ฯลฯ เพื่อให้เกิดการขับเคลื่อนการใช้ระบบได้อย่างคล่องตัว ไร้รอยต่อ และสามารถให้บุคลากรและผู้บริหารแต่ละระดับปฏิบัติงานไปในทิศทางเดียวกัน  สามารถปรับวิธีการทำงานให้เหมาะสมกับรูปแบบที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว มีประสิทธิภาพ การทำงานเกิดความชัดเจน และยั่งยืนในระยะยาว  และเป็นการใช้ทรัพยากรอย่างคุ้มค่า ประหยัดต้นทุนในการทำงานจากการติดต่อสื่อสารและการบริหารจัดการ สามารถรวบรวมองค์ความรู้และแหล่งข้อมูลขนาดใหญ่ เกิดแหล่งเรียนรู้หรือสังคมใหม่ ไร้พรมแดน

ประโยชน์ของการทำงานตามหลักภควันตภาพ

  1. ช่วยให้ผู้บริหารมีแนวทาง/หลักการในการใช้ระบบสารสนเทศหรือกลไกในการบริหารจัดการองค์การให้เกิดประสิทธิภาพ สามารถใช้ประโยชน์จากทรัพยากรที่มีอยู่ได้อย่างคุ้มค่า

  2. เป็นการปรับเปลี่ยนกลไกในการบริหารจัดการเพื่อตอบสนองต่อความรวดเร็วของบริบทในการทำงาน

  3. เป็นแนวคิดในการบริหารจัดการเพื่อให้บุคลากรสามารถปฏิบัติงานบนพื้นฐานของเทคโนโลยีสารสนเทศในองค์กร และการปรับใช้กับหน่วยงานอื่น ๆ ที่มีระบบสารสนเทศในการบริหารจัดการ เช่น ระบบ AMSS++ ระบบ SMSS  ระบบ Smart OBEC ระบบ e-Office เป็นต้น

จากภาพแสดงให้เห็นความสัมพันธ์ของภควันตภาพวิถีสำหรับสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา
ซึ่งเป็นองค์ประกอบที่จะทำให้เกิดการทำงานที่มีประสิทธิภาพ ประสิทธิผล คุ้มค่า และลดการใช้ทรัพยากร รวมทั้งเกิดความสะดวก รวดเร็ว สามารถช่วยในการปฏิบัติงานได้ทันที ทุกที่ และทุกเวลา อันจะส่งผลที่ดีต่อโรงเรียนในสังกัดให้เกิดการขับเคลื่อนคุณภาพการศึกษาได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งการปฏิบัติงานตามปกติจะเป็นการสั่งการจากผู้อำนวยการสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา ไปยังรองผู้อำนวยการสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา จากนั้นรองผู้อำนวยการสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาจะนำไปสู่การปฏิบัติกับผู้อำนวยการกลุ่มที่อยู่ในความรับผิดชอบเพื่อแจ้งให้บุคลากรในกลุ่มนำไปปฏิบัติต่อ ในกระบวนการทำงานดังกล่าว หากมีการปฏิบัติตามองค์ประกอบของภควันตภาพวิถี ก็จะทำให้เกิดผลลัพธ์ตามที่ได้กล่าวในข้างต้น อย่างไรก็ตาม โรงเรียนเป็นผู้ที่ได้รับผลลัพธ์ที่สำคัญเนื่องจากเป็นหน่วยปฏิบัติที่สัมผัสกับผู้รับบริการคือนักเรียนโดยตรง การเสริมสร้างและรักษาไว้ซึ่งคุณภาพในการบริหารจัดการของสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา ก็จะสามารถเป็นกลไกขับเคลื่อนให้คุณภาพการศึกษาสามารถบังเกิดขึ้นได้ และเป็นการปฏิรูปกระบวนการพัฒนาการบริหารจัดการศึกษาได้อย่างเป็นระบบในที่สุด